Proces kosztorysowania składa się z następujących, ogólnie określonych etapów:

• ustalenie celu sporządzenia kosztorysu i na tej podstawie rodzaju kosztorysu i jego zakresu,
• ustalenie danych wejściowych do kosztorysowania,
• wykonanie przedmiaru lub obmiaru z ustaleniem podstaw wycen poszczególnych pozycji,
• dokonanie wyceny,
• sporządzenie kompletnego dokumentu w wymaganym zakresie i formie z odpowiednimi zestawieniami.

W okresie przed rozpowszechnieniem się techniki komputerowej kosztorysowanie prowadzone było w formie dokumentu papierowego opracowywanego na podstawie książkowych i broszurowanych wydań katalogów i cenników robót.

Obecnie dokument papierowy jest sporządzany w ostatnim etapie kosztorysowania, a większość czynności procesu kosztorysowania wykonywana jest przy pomocy techniki komputerowej. Stosując odpowiednie oprogramowanie kosztorysowe ciężar obliczeń rachunkowych i innych czynności automatycznych przerzucony zostaje na system (program kosztorysowy), dzięki czemu kosztorysant może skoncentrować się na meritum sprawy, czyli:

• określeniu właściwych danych wejściowych do kosztorysowania,
• określeniu rodzajów robót we właściwej kolejności w procesie technologicznym oraz podstaw ich wyceny,
• określeniu właściwych nakładów,
• określeniu cen,
• ewentualnie wprowadzeniu danych opisowych i uzupełniających.